Ta gom buồn phiền chỗ làm ta ôm.

Tâm sự.

Ở bộ phận của mình, có bốn Product Managers – PM và bảy Inventory Analyst – IA tính cả mình. Mỗi IA chỉ sẽ làm việc với một PM và không liên quan tới những IA khác vì mỗi người sẽ phụ trách những mảng sản phẩm khác nhau và làm việc với những nhà cung cấp riêng biệt. Tuy là cùng team nhưng tính chất công việc của mình khác hơn sáu đồng nghiệp IA còn lại, mình làm việc với cả bốn PM và tương tác với cả sáu IA, điều này làm khối lượng công việc của mình lớn hơn mọi người trong team rất nhiều. 

Ở trong team, có những câu nói làm mình chạnh lòng, trực tiếp hoặc gián tiếp nghe được :

  • Tại sao bạn làm mọi thứ phức tạp lên thế. Thông tin này là đủ rồi.
  • Ô Jay, mày có nhận emails từ Ly hôm nay không? Hôm nay là một ngày may mắn của tôi vì không nhận được emails nào từ Ly cả.
  • Waoo 15 emails trong inbox sáng nay của tôi là từ Ly hết.
  • Byeeeeee Lyyy, Ly về sớm hả? Thế là ngày hôm nay sẽ không có emails nào từ Ly nữa rồi.

Hay là những hôm mình vừa gửi email xong, là sẽ nghe những câu cảm thán từ phía xa xa  của đồng nghiệp: Oh no Ly’s emails.

Những câu nói đó, chẳng biết bao nhiêu phần thật, bao nhiêu phần đùa. Mỗi lúc nghe xong mình chỉ mỉm cười cho qua nhưng hôm nay mình buồn. Mình có cảm giác mình đem lại phiền phức cho nhiều người lắm. Thi thoảng khi viết email, mình sẽ lịch sự thêm vào một dòng ở cuối: Làm ơn hiểu cho tôi rằng đây là thông tin mà khách hàng yêu cầu và tôi cần cung cấp cho khách hàng sớm nhất có thể.

Emails mình gửi cho mọi người là gì? Là những follow-up từ orders mà mình cần cung cấp cho khách hàng. 

  • Taị sao order này chưa được lưu vào hệ thống? 
  • Tại sao order này được thông báo sẽ vận chuyển ngày này, nhưng tới ngày hôm nay vẫn còn ở xưởng. Lí do delay là gì và tại sao tôi không được thông báo về sự chậm trễ này? Làm ơn cho tôi biết ngày nào đơn hàng này sẽ được ship không?
  • Tại sao còn nhiều khoảng trống trong container của đơn hàng này? 
  • Đơn hàng này bảo là ship vừa một container, nhưng sao trong giấy tờ chỉ có 65 CBM. Làm ơn gửi cho tôi những hình ảnh lúc loading đơn hàng này.
  • Tại sao đơn hàng này bảo là có 4000 thùng nhưng khách hàng chỉ nhận được 3950 thùng? 
  • Ba đơn hàng này có thể vận chuyển cùng nhau trong cùng một container, tại sao ngày vận chuyển của chúng trong hệ thống lại khác nhau?
  • Đơn hàng này đã được ship đi, tại sao tôi vẫn chưa nhận được những tài liệu liên quan. 
  • Giá của đơn hàng này tại sao thấp hơn những gì đã lưu trong hệ thống?

…và thật thật nhiều câu hỏi khác liên quan.

Bởi thế, nhận được emails từ mình tức là có thêm công việc. Số lượng đơn hàng mà mình làm việc là khá nhiều, vì mình có đơn hàng của riêng mình và còn phải quản lý một phần đơn hàng của cả sáu IA còn lại. Khách hàng mà mình làm việc là những cái tên lớn ở Canada và Mỹ như Costco, Dollarama, HomeDepot, Rona, Lowes, Patrick Morin… Bởi vậy, có rất nhiều vấn đề cần follow-up.

Mình chỉ đang làm tốt công việc của mình. Mình tin là như thế. Mình đã được sếp tin tưởng để làm việc với những khách hàng lớn thì mình nên vững tin là mình đang làm rất tốt. Đừng buồn. Đứng giữa bên sale và bên purchasing, mình có nhiều kinh nghiệm làm việc hơn- mình động viên.

Khi buồn thì cứ viết ra, tỏ bày vào từng con chữ, để nỗi lòng đang nặng trĩu được vơi bớt phần nào.

Khi vui cũng hãy viết ra, reo vang qua từng con chữ, để niềm vui được lưu giữ lây lan.

Lily tâm sự

6 bình luận cho “Ta gom buồn phiền chỗ làm ta ôm.”

  1. Đồng cảm với bạn. Đôi lúc mình cũng nghĩ, chắc mọi người ở team ghét nhận email của mình lắm. Vì như thế nghĩa là đang có issue gì đấy mà nó la lên kìa 😅

    Thích

    1. Mình cứ tưởng chỉ có mình suy nghĩ sâu xa như thế. Cảm ơn bạn chia sẻ và đồng cảm với mình.😊

      Đã thích bởi 1 người

  2. mình không biết mail bạn viết thế nào, nhưng có khi có thể chọn cách diễn đạt khác đi một chút. Nhận một cái mail kiểu đơn hàng của bạn vì sao lại thế này, hãy kiểm tra lại rồi gửi tôi cái nọ cái kia để xác nhận/xử lý có thể khiến họ cảm thấy họ đang phải làm thêm một số việc để phục vụ cho bạn. Nhưng nếu mail đó viết rằng tôi nhận thấy đơn hàng của ông được giao có vẻ khác với yêu cầu ban đầu, liệu có vấn đề gì không và chúng ta cùng giải quyết, thì đó lại là vấn đề chung và họ có phần trách nhiệm trong đó. Có thể bạn đã viết như thế rồi, hoặc không, mình không biết, nhưng ý mình là hãy chạm vào họ bằng tâm lý tự tôn thay vì chỉ là trách nhiệm công việc thuần túy.

    Ờ mà thật ra cuối ngày, sắp đi về rồi còn nhận mail khiến mình phải làm một đống việc thì chắc khó vui được lắm. Liệu có nên thay đổi chính sách của công ty về trách nhiệm của các vị trí IA đó để họ thấy đấy là việc họ cần tự động làm thay vì nhận một cái trát của IA khác khiến công việc rơi vào đầu họ hay không?

    Đã thích bởi 1 người

    1. Mình cảm ơn bạn nhiều vì những chia sẻ và góp ý chân thành như thế. Về việc viết emails, mình luôn cố gắng tôn trọng các bạn đồng nghiệp và nhiều khi giọng văn của mình có vẻ “cầu xin, năn nỉ” nữa (Sếp mình đã góp ý như thế khi mà mình cứ bắt đầu email bằng Can you please …thay vì là Please …).
      Về emails cuối ngày, mình thấy nó bình thường ấy, vì mình biết khi mình gửi cuối ngày thì mình sẽ không mong đợi được trả lời trong ngay ngày hôm đó.
      Về chính sách của công ty, theo tính chất công việc thì mình thấy cách vận hành như thế đang rất hợp lý. Công ty cũng lớn và đã hoạt động được hơn 25 năm. Mình cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian đọc bài mình viết và chia sẻ cùng mình.😊

      Thích

      1. ầy, năn nỉ thì không nhé. Bạn nên xây dựng được cái uy (mà bằng cách earn qua năm tháng chứ không phải uy là sẵn sàng đốp chát bất kì lúc nào hay đi đè đầu cưỡi cổ mọi người) với các đồng nghiệp, kể cả khi bạn là người ít tuổi nhất trong team đi nữa. Cái uy ấy được xây dựng bởi thái độ làm việc chuyên nghiệp cộng với thấu hiểu tâm lý của người khác cộng với năng lực cá nhân của bạn. Dĩ nhiên chân thành và tôn trọng là điều kiện cần rồi.

        Trong công việc, mình cũng từng phải làm với những đối tác bên trong và bên ngoài rất khó đỡ vì tính cách họ khó đỡ, vì quy định của họ khó đỡ. Nhưng đến giờ, hầu hết là mọi chuyện khá êm đẹp, vì một là mình tôn trọng sự khác biệt của họ, hai là mình hướng họ đến chung mục đích với mình: giờ phải làm thế nào để công việc được giải quyết, nếu không giải quyết được thì thế nào cũng ảnh hưởng đến cả hai bên. Khi mình nói về cách nói sao cho giảm nhẹ cảm giác bị áp lực của đồng nghiệp không có nghĩa là phải xuống nước, năn nỉ… Như thế càng tạo nên cái cảm giác họ đang làm cho bạn, vì bạn chứ không phải cho họ. Hãy nghĩ xem có gì ràng buộc họ vào việc đang cần làm không? Họ có bị ảnh hưởng gì nếu có sự cố xảy ra không? Tóm lại là hãy để họ cảm thấy họ có sự dính dáng đến công việc ấy nhiều hơn là một cái đề nghị từ người đồng cấp. Còn chuyện họ kêu thôi đừng mail nữa, nhìn thấy mail của bạn là sợ… thì nhiều khi nó là nửa đùa nửa thật thôi.

        Đã thích bởi 1 người

        1. Mình cảm ơn bạn, và thật đấy, nhiều khi mình nghĩ mình suy nghĩ xa quá thôi, vì mình hiểu cốt lõi của mọi nghĩ suy xa xôi đó là do mình chưa tự tin nơi mình. Thật đấy.
          Chúc bạn ngày thứ sáu với nhiều niềm vui nhé.😊

          Thích

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s

%d người thích bài này: